【2026年最新】特定技能の定期届出オンライン提出｜手順と注意点

特定技能の定期届出は、出入国在留管理庁の電子届出システムからオンラインで提出できます。しかし、「必要書類は何を用意すればいいの？」「提出後はどこまで確認すればいいの？」と迷う担当者も多いのではないでしょうか。

実際、オンライン提出には事前の利用者登録・利用申出が必要です。また、提出書類は特定技能所属機関の状況や、登録支援機関への委託状況によって異なるため、事前に確認しておくべきポイントがあります。

この記事では、特定技能の定期届出をオンラインで提出する手順、在留申請オンラインシステムとの違い、提出前に準備する書類・データ、提出時の注意点、提出後に確認すべき内容まで解説します。

特定技能の定期届出は電子届出システムからオンライン提出できる

特定技能の定期届出は、出入国在留管理庁の電子届出システムからオンラインでの提出が可能です。窓口への持参や郵送でも提出できますが、オンライン提出であれば、書類を持参する手間や郵送コストを抑えられ、提出状況もオンライン上で確認しやすくなります。

なお、2025年4月以降、特定技能の定期届出は年1回の提出に変更されています。制度変更の詳しい内容は別記事『【2026年最新版】特定技能の定期届出の変更点と注意点』で解説していますので、ご覧ください。

使用するのは「電子届出システム」 

特定技能の定期届出をオンラインで提出する際に使用するのは、出入国在留管理庁の電子届出システムです。

電子届出システムでは、特定技能所属機関や登録支援機関が、特定技能に関する各種届出をオンライン上で行えます。定期届出についても、システム上で手続きを選択し、必要事項を入力したうえで、添付書類をアップロードして提出します。

オンライン提出の大まかな流れは、以下のとおりです。

在留申請オンラインシステムと間違えないよう注意

特定技能所属機関による定期届出で使用するのは、「出入国在留管理庁の電子届出システム」です。

特定技能に関するオンライン手続きでは、「在留申請オンラインシステム」という名称を見かけることがあります。しかし、在留申請オンラインシステムは、在留資格の申請・更新・変更などで使うシステムです。

混同しやすいため、手続きごとに使用するシステムを整理すると以下のようになります。

検索結果や他の記事を見ていると、似た名称のシステムが出てくるため、初めて手続きを行う担当者は迷いやすい部分ですので、注意しましょう。 

特定技能の定期届出をオンライン提出する6つの手順

オンライン提出の具体的な手順について解説していきます。

特定技能の定期届出をオンラインで提出する流れは、大きく以下の6つの手順に分けられます。

1. 電子届出システムのポータルサイトへアクセスする
2. 「オンライン申請手続き」へ進む
3. 「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」を選ぶ
4. 必要事項を入力する
5. 添付書類をアップロードする
6. 入力内容を確認して申し込む

初めて電子届出システムを利用する場合は、定期届出の手続きに進む前に、利用者登録と利用申出を済ませておく必要があります。

※利用者登録をしていない場合は、先に利用者登録を済ませてから、定期届出の手続きに進んでください。

1. 電子届出システムのポータルサイトへアクセスする

まずは、出入国在留管理庁の「電子届出システム」にアクセスします。電子届出システムを利用するには、事前に利用者登録が必要です。すでに登録が済んでいる場合は、利用者IDとパスワードを入力してログインします。

※未登録の方の場合※

初めて電子届出システムを利用する場合は、上記の手順に進む前に、利用者登録と利用申出を済ませておく必要があります。利用申出では「利用申出（新たに所属機関による届出、特定技能所属機関・登録支援機関の届出等の実施を希望する所属機関等の方）」を選択してください。「利用申出（新たに在留諸申請の実施を希望する所属機関等の方）」ではありません。間違えないよう注意しましょう。

2. 「オンライン申請手続き」へ進む

電子届出システムにログインしたら、『オンライン申請手続き』へ進みます。

3. 「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」を選ぶ

利用者登録・利用申出が完了している場合は、手続き一覧から定期届出に該当する手続きを選択します。

特定技能の定期届出では、現在、受入れ状況・活動状況・支援実施状況を一本化して届け出る形になっています。そのため、「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」に該当するものを選択してください。

また、手続き説明画面で利用規約が表示された場合は、内容を確認し、問題がなければ「同意する」をクリックします。

4. 必要事項を入力する

申込画面が表示されたら、画面の案内に沿って必要事項を入力します。
主に入力する項目は、以下のとおりです。なお、画面の表示はシステムのバージョンによって多少異なる場合があります。

• 特定技能所属機関に関する情報
• 届出対象期間
• 届出対象となる特定技能外国人の人数
• 労働日数や労働時間に関する情報
• 給与や報酬に関する情報
• 支援の実施状況に関する情報

入力漏れや形式の誤りがある場合は、エラーが表示されるため、画面の案内に従って修正しましょう。

5. 添付書類をアップロードする

特定技能の定期届出では、参考様式第3-6号や別紙1のほか、登録支援機関への委託状況や報酬の支払方法などに応じて、追加書類が必要になる場合があります。たとえば、以下のような書類です。

パスワード付きPDFや、印刷・コピーが制限されたPDFは添付できない場合があります。添付時にエラーが出た場合は、ファイル形式やセキュリティ設定を確認してください。

選択が完了したら、入力画面に戻ります。

6. 入力内容を確認して申し込む

入力内容と添付書類を確認し、問題がなければ『確認へ進む』を選択します。
内容を確認し、『申し込む』をクリックしてください。完了すると、申込完了画面が表示されます。

その後、登録したメールアドレス宛に、受付や登録完了に関するメールが届きます。入力内容や添付書類に誤りがある場合は、メールで通知されるため、修正を行ってください。

オンライン提出前に準備する書類・データ

特定技能の定期届出をオンラインで提出する前に、入力に使う情報と添付書類を整理します。

電子届出システムでは、画面上で必要事項を入力し、必要書類をPDFでアップロードして申込みます。

提出書類は、特定技能所属機関の状況や登録支援機関への委託状況によって異なるため、最新情報は出入国在留管理庁の公式ページで確認してください。

入力前に整理するデータ

主に、以下の情報が必要となります。

労働日数・労働時間・給与額は、入力ミスが起こりやすい項目です。勤怠データや給与資料と照らし合わせながら、対象期間の数字を整理してください。

共通して準備する書類

定期届出で基本となる書類は以下です。

参考様式第3-6号は、特定技能外国人の受入れ状況・活動状況・支援実施状況を届け出る書類です。参考様式第3-6号別紙1は、特定技能外国人を受け入れている事業所ごとに作成します。複数の事業所がある場合は、事業所ごとに対象者と入力情報を分けて整理してください。

必要に応じて準備する書類

以下は、状況に応じて提出が必要になる書類です。

登録支援機関に支援を委託している場合は、参考様式第3-6号別紙2の提出が必要になるケースがあります。委託状況によって扱いが変わるため、提出書類一覧表や作成要領で要否を確認してください。

また、報酬支払証明書は、報酬を口座振込以外の方法で支払っている場合に使用します。現金払いなど、振込記録だけでは支払い状況を確認しにくい場合は、提出対象になる可能性があります。

提出書類を確認するときの注意点

定期届出の提出書類は、すべての企業で同じではありません。特定技能所属機関の状況、登録支援機関への委託状況、報酬の支払い方法、過去の受入れ実績などによって、追加で必要になる書類が変化します。ここでは、提出前に確認しておきたいポイントを解説します。

追加書類が変わるケースがある

定期届出では、特定技能所属機関が「一定の基準」を満たすかどうかによって、追加書類が変わります。具体的には、過去3年間に指導勧告書の交付や改善命令処分を受けていないかや、在留申請をオンライン申請で行っているかなどです。

基準を満たす場合は、一部書類を省略できる可能性があります。一方、基準を満たさない場合は、誓約書、特定技能所属機関概要書、労働保険料・社会保険料・税金の納付に関する資料などが必要になる場合があります。該当するか判断に迷う場合は、出入国在留管理庁の提出書類一覧表で確認してください。

添付ファイルはPDFで準備する

オンライン提出では、添付書類をPDF形式でアップロードします。パスワード付きPDF、印刷・コピーが制限されたPDF、規格に合わないPDFは、添付できない場合があります。添付エラーが出た場合は、ファイル形式やセキュリティ設定を確認してください。

公式ページ・様式の確認先

定期届出の提出書類や参考様式は、出入国在留管理庁の公式ページから確認できます。

オンライン提出時によくあるミスと注意点

オンライン提出では、手続き名の選択ミスや添付書類の不足が起こりやすいため、申込み前に以下を確認します。

表の項目は、提出後の修正対応につながりやすいポイントです。申込み前に一度立ち止まり、選択した手続き・入力内容・添付書類が同じ対象期間の情報でそろっているかを確認しましょう。

オンライン提出後に確認すること

電子届出システムで申込みが完了した後も、エラーや修正対応が発生することがあります。

受付・登録完了メールを確認する

申込み後は、登録したメールアドレス宛に通知メールが届きます。登録エラーのメールが届いた場合は、メールに記載された内容に従って修正してください。

電子届出システムで処理状況を確認する

提出した届出の状況は、電子届出システム上でも確認できます。確認の流れは以下の通りです。

処理状況は、メールまたは電子届出システム画面にて確認が可能です。

提出記録を保存する

定期届出書の提出後は、以下の記録を保存しておきます。

メールと電子届出システム上の処理状況を確認し、完了が確認できる記録を保存しましょう。

まとめ

• 特定技能の定期届出は、出入国在留管理庁の電子届出システムからオンライン提出できる
• 使用するのは「在留申請オンラインシステム」ではなく「電子届出システム」
• 初回利用時は、事前に利用者登録と利用申出が必要
• 手続き一覧では「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」に該当するものを選択する
• 提出書類は、委託状況や「一定の基準」によって変わるため、必ず公式ページで確認する
• 申込み後は、受付メール・登録完了メール・電子届出システム上の処理状況まで確認する

オンライン提出は、窓口や郵送に比べて手間を減らせる便利な方法です。ただし、手順を間違えたり書類に不備があったりすると、提出後に修正対応が必要になる場合があります。

事前に必要書類と入力情報を整理し、正しい手順を確認したうえで、手続きを進めましょう。不明点がある方は、お気軽に行政書士へご相談ください。