2026年1月施行の改正行政書士法により、入管提出書類の作成に関する規定が改訂されました。
結論、登録支援機関が入管提出書類の作成を全面的に代行することはできません。これまで支援業務とあわせて書類作成も任せていた場合、今後も同じ対応で問題ないのか確認しておく必要があります。
この記事では、改正行政書士法を踏まえ、登録支援機関が書類作成を代行できるのか、申請取次と書類作成の違い、登録支援機関が対応できるサポート範囲、依頼前に確認すべきポイントについて解説します。
登録支援機関は書類作成を代行できる？
登録支援機関が入管提出書類の作成を全面的に代行することは、行政書士法により原則禁止とされています。
特定技能外国人を受け入れる際には、在留資格に関する申請書や届出書、支援計画に関する書類、雇用条件に関する書類など、さまざまな書類が必要です。登録支援機関に書類作成もまとめて任せている受入企業も少なくないでしょう。
しかし、登録支援機関の本来の役割は、特定技能外国人の生活や就労を支援することです。入管に提出する申請書や理由書などを作成する業務は、行政書士（および弁護士）が行う必要があります。
入管提出書類の作成は行政書士に依頼するべき
入館に提出する書類作成は、行政書士に依頼しましょう。
特定技能外国人の受け入れでは、申請書や届出書など、多くの入管提出書類が必要になります。これらの書類は、単に名前や住所を記入すればよいものばかりではありません。受入企業の状況、外国人本人の雇用条件、支援体制などを確認したうえで、正確に作成する必要があります。
ただし、支援業務の一環として登録支援機関が対応できるものもあります。ポイントは、登録支援機関が書類の中身を判断して作成しているか、という点です。
たとえば、企業から聞いた内容を一覧にまとめるだけであれば補助業務に近いと考えられます。
一方で、理由書の文章を考える、申請書を企業の代わりに完成させるといった行為は、書類作成にあたる可能性があります。注意したいのが、支援料やサポート料の中に書類作成の対価が含まれているケースです。
書類作成費という名目で請求していなくても、支援料・手数料・コンサル料などに実質的な対価が含まれていれば問題になる可能性があります。そのため、入管提出書類の作成は行政書士に依頼し、登録支援機関は情報整理や資料収集、連絡調整などの補助にとどめる形が安全です。
登録支援機関の役割は『在日外国人の生活支援』
登録支援機関の本来の役割は、特定技能外国人が日本で安定して働き、生活できるように支援することです。
具体的には、生活オリエンテーション、住居確保のサポート、銀行口座や携帯電話など生活に必要な契約支援、日本語学習機会の提供、相談・苦情対応、定期面談などがあります。これらは、外国人本人が日本で安心して働き続けるために欠かせない支援です。
しかし、在留資格に関する書類の作成や手続きは、登録支援機関の支援業務とは別として考えなければなりません。最悪の場合、行政書士法違反とみなされる場合もあるため、注意しましょう。
受入企業も登録支援機関への丸投げには注意が必要
受入企業側も、登録支援機関にすべてを任せきりにするのは注意が必要です。とくに、誰が書類を作成しているのか分からない状態や、支援料の中に書類作成費が含まれている状態は避けるべきでしょう。
受入企業は、以下の事項を確認しておいてください。
- 誰が入管提出書類を作成しているのか
- 行政書士が関与しているのか
- 登録支援機関の支援料に書類作成費が含まれていないか
- 支援業務と書類作成業務の契約が分かれているか
- 登録支援機関と行政書士の役割分担が明確になっているか
登録支援機関が書類作成をできない理由
登録支援機関が入管提出書類を作成できない理由は、行政書士法で「官公署に提出する書類の作成」が行政書士業務とされているためです。
入管に提出する在留資格申請書や届出書、理由書などは、官公署に提出する書類です。そのため、登録支援機関が受入企業から依頼を受け、報酬を得て作成すると、行政書士法違反とみなされる可能性があります。
行政書士法で官公署に提出する書類作成が制限されている
行政書士法では、行政書士でない者が、報酬を得ながら、官公署に提出する書類を業務として作成することを制限しています。また、行政書士法第1条の3でも、行政書士の業務として官公署に提出する書類の作成が定められています。
ここでいう官公署には、入管も含まれるため、特定技能の在留資格申請や届出に関する書類も、行政書士法上の制限を受けます。
支援料込み・無料名目でも違法リスクがある
支援料、サポート料、コンサル料などの中に書類作成の対価が含まれている場合、名目上は無料でも、実質的に報酬を得ていると見なされるリスクがあります。令和8年1月1日施行の改正行政書士法では、行政書士または行政書士法人でない者について、「他人の依頼を受けいかなる名目によるかを問わず報酬を得て」業務を行うことができない旨が明確化されました。
日本行政書士会連合会も、名目を問わず、実質的な対価を受けて官公署への提出書類を作成する行為が違反にあたることを明確にするものだと説明しています。
書類作成は行政書士へ
無資格者が、報酬を得て官公署提出書類を作成する行為は、従来から行政書士法上問題となる行為でした。しかし、実態として登録支援機関が文書作成に携わっているケースも少なくありませんでした。
今回の改正は、支援料やコンサル料など名目を変えた場合でも、実質的に対価を受けていれば問題になり得る点を明確にしたものです。登録支援機関としては、現在の契約内容や業務範囲を見直しておくとよいでしょう。とくに、書類作成を支援業務の一部として扱っている場合は、速やかに行政書士との連携が必要です。
申請取次と書類作成の違い
登録支援機関の業務を考えるうえで、混同しやすいのが「申請取次」と「書類作成」です。
申請取次は、本人や受入企業に代わって、入管への申請手続きを取り次ぐこと。書類作成は、申請書や理由書などの内容を考え、提出できる状態に整える業務です。
申請取次は『書類提出のための手続き』
申請取次は、入管への申請を本人に代わって取り次ぐ手続きです。
あくまでも提出の手続きに関するもので、書類作成ではありません。申請取次ができる立場であっても、申請人・届出人として書類に署名したり、記載内容を直接直したりすることはできません。そのため、登録支援機関が入管手続きに関わる場合でも、書類の作成者や責任の所在を明確にしておく必要があります。
書類作成は『申請書・理由書の作成』
書類作成とは、申請書や理由書、説明書などを提出できる状態に整える業務です。
たとえば、受入企業の状況をもとに申請書の内容を作る、外国人本人の事情を整理して理由書の文章を作成する、入管に提出する内容を判断して組み立てるといった行為が該当します。
これらは単なる資料整理ではなく、官公署に提出する書類の作成にあたる可能性があります。
登録支援機関が対応するのではなく、行政書士などの資格者に依頼しましょう。
登録支援機関が注意すべき違法リスクのある行為
ここからは、登録支援機関が注意すべきポイントについて見ていきます。行政書士法との関係でトラブルにならないためにも、今一度確認しておきましょう。
①受入企業の代わりに申請書を作成する
受入企業の情報をもとに、登録支援機関が申請書を入力・完成させる行為は注意が必要です。たとえば、受入企業から聞いた内容をもとに、どの項目に何を書くかを判断し、申請書を完成させるといった行為は、書類作成にあたる可能性があります。
②理由書や説明書などの文章を作成する
理由書や説明書は、申請内容を補足するための重要な書類です。
登録支援機関が理由書の構成を考えたり、文章を作成したりする場合は、単なる補助業務ではなく、書類作成にあたる可能性があります。
③支援料やサポート料に書類作成を含める
書類作成費として請求していなくても、支援料やサポート料の中に書類作成の対価が含まれている場合は注意が必要です。実態として、支援料の中に作成業務の対価が含まれていれば、報酬を得て書類作成を行っていると判断されるケースがあります。
登録支援機関が対応できる書類まわりのサポート
ここでは、登録支援機関が対応できる書類まわりのサポートについて整理します。
登録支援機関の本来の役割は、特定技能外国人の生活・就労支援です。書類まわりの対応も、あくまでその支援を補助する範囲で考える必要があります。
①必要書類や提出期限を案内する
登録支援機関は、受入企業に対して必要書類や提出期限を案内できます。
たとえば、どの資料を準備する必要があるのか、いつまでに用意すべきかを共有することで、受入企業側も手続きを進めやすくなります。ただし、必要書類の案内を超えて、申請内容の判断や書類の記入を行うことは認められていません。注意しましょう。
②受入企業や外国人本人から資料を集める
受入企業や外国人本人から必要資料を集めるのは、登録支援機関にも認められています。
実際の書類作成は、行政書士または行政書士法人にのみ許可されている業務とされています。登録支援機関は作成そのものではなく、作成のための情報整理にとどめるのが安全です。
③行政書士に渡す情報を整理する
行政書士が書類を作成しやすいように、集めた情報を整理することも可能です。
たとえば、ヒアリング内容を一覧にまとめたり、不足している資料を確認したりすることで、書類作成までの流れがスムーズになります。一方で、理由書の文章を作成したり、申請内容を判断して組み立てたりする場合は、書類作成にあたる可能性があります。
④オンライン申請のサポート
登録支援機関は、オンライン手続きの操作面や手順の案内も可能です。
ただし、申請内容そのものを入力したり、申請人名義で提出したりする場合は注意が必要です。登録支援機関の職員が対応する場合は、地方出入国在留管理官署で「申請等取次者」として承認されている必要があります。また、行政書士が対応する場合も、申請取次承認を受けていることが前提です。
書類作成を依頼する前に確認すべきこと
特定技能外国人の受け入れでは、登録支援機関に支援業務を委託するケースがありますが、入管提出書類の作成については対応できません。書類作成をする際は、誰が作成するのか、費用の内訳はどうなっているのかを確認しておきましょう。
①申請書や理由書の作成は行政書士に依頼する
申請書や理由書など、入管に提出する書類の作成は行政書士に依頼しましょう。
これらの書類は、受入企業の状況や外国人本人の雇用条件、支援体制などを踏まえて作成する必要があります。2026 年 1 月施行の改正行政書士法では、登録支援機関が有償で在留申請書類を作成すると行政書士法違反となり、法人にも罰則が及ぶ両罰規定が新設されました。
これまで、登録支援機関が支援業務の一環として作成しているケースも見られましたが、現在は行政書士法によって禁じられています。
②登録支援機関には資料収集や情報整理を依頼する
登録支援機関のサポートを受ける場合は、書類作成そのものではなく、資料収集や情報整理など依頼しましょう。
必要書類の案内、提出期限の共有、受入企業や外国人本人からの資料回収、行政書士へ渡す情報の整理などは、支援業務の補助として対応できる範囲です。
③支援料と書類作成費は分けて確認する
登録支援機関に支払う支援料と、行政書士に支払う書類作成費は分けて確認しましょう。
書類作成費という名目で請求されていなくても、支援料やサポート料の中に実質的な対価が含まれている場合は注意が必要です。見積書や契約書では、どの業務に対する費用なのかを確認しておくと安心です。
④行政書士との連携体制を確認する
登録支援機関が行政書士と連携している場合は、書類作成の流れを確認しておきましょう。
たとえば、登録支援機関が資料収集や情報整理を行い、行政書士が申請書や理由書を作成する形であれば、役割分担が明確になります。誰が支援業務を担当し、誰が書類作成を担当するのかを分けておくことで、トラブルを防ぎやすくなります。
まとめ
登録支援機関は、特定技能外国人の生活・就労支援を行う機関です。入管提出書類の作成まで全面的に代行することは、行政書士法との関係で注意が必要です。
受入企業が申請書や理由書などの作成を依頼したい場合は、行政書士に相談しましょう。
本記事の重要なポイントは、以下のとおりです。
- 入管提出書類の作成は、行政書士に依頼するべき
- 登録支援機関の本来の役割は、特定技能外国人の生活・就労支援
- 申請取次と書類作成は別の業務として考える
- 必要書類の案内や資料収集、情報整理は登録支援機関でも対応できる場合がある
- 理由書の作成や申請書の完成代行は、書類作成にあたる可能性がある
- 支援料やサポート料に書類作成の対価が含まれている場合も注意が必要
- 契約書や請求書では、支援業務と書類作成業務を分けて確認する
登録支援機関・受入企業・行政書士の役割を明確に分けることで、法的なリスクを抑えながら手続きを進めやすくなります。登録支援機関に支援業務を依頼する場合でも、書類作成まで任せきりにするのは避けましょう。
